Preautoryzacja to czasowa blokada określonej kwoty na karcie klienta bez jej pobrania. Terminal sprawdza, czy na karcie są środki, i rezerwuje je na poczet przyszłej płatności. Pieniądze nie schodzą z konta od razu: zostają zamrożone do czasu, aż sprzedawca rozliczy właściwą kwotę albo blokada wygaśnie. Preautoryzację wykorzystuje się wszędzie tam, gdzie ostateczna cena nie jest znana z góry, przede wszystkim w hotelach, wypożyczalniach i na stacjach paliw.
W tym wpisie tłumaczymy preautoryzację od podstaw: jak przebiega krok po kroku, gdzie się ją stosuje i czym różni się od zwykłej płatności.
Jak działa preautoryzacja krok po kroku
Mechanizm ma dwa etapy rozłożone w czasie.
Najpierw następuje blokada. Sprzedawca wprowadza na terminalu kwotę, na przykład kaucję hotelową, a bank klienta rezerwuje ją na karcie i potwierdza dostępność środków. Klient widzi tę kwotę jako operację oczekującą, ale realnie jej nie zapłacił. Dostępny limit karty spada o zablokowaną wartość.
Potem następuje rozliczenie albo zwolnienie. Jeśli usługa dochodzi do skutku, sprzedawca pobiera właściwą kwotę, która może być równa blokadzie, niższa, a czasem wyższa (wtedy zwykle wymagana jest nowa autoryzacja). Jeśli do płatności nie dochodzi, blokada zostaje zwolniona i środki wracają do dyspozycji klienta. Sprzedawca może zwolnić blokadę ręcznie, ale jeśli tego nie zrobi, wygasa ona samoczynnie po czasie zależnym od banku wydawcy karty i organizacji płatniczej, zwykle od kilku dni do około miesiąca.
Gdzie stosuje się preautoryzację
Preautoryzacja jest standardem w branżach, w których między rezerwacją a końcowym rachunkiem mija czas lub kwota może się zmienić:
- Hotele i obiekty noclegowe. Blokada przy zameldowaniu na poczet ewentualnych szkód, minibaru czy dodatkowych usług. Przy wymeldowaniu hotel pobiera rzeczywisty rachunek i zwalnia resztę. Więcej o płatnościach w tej branży: terminal płatniczy dla hotelu.
- Wypożyczalnie samochodów i sprzętu. Zabezpieczenie na poczet paliwa, uszkodzeń czy opóźnionego zwrotu.
- Stacje paliw w trybie samoobsługowym. Blokada wstępnej kwoty przy dystrybutorze, zanim znana jest ostateczna wartość zatankowanego paliwa.
- Rezerwacje i usługi z odroczonym rozliczeniem, gdzie firma chce potwierdzić wiarygodność płatniczą klienta, zanim wykona usługę.
Preautoryzacja a zwykła płatność
Różnica jest jedna, ale zasadnicza. Zwykła płatność (sprzedaż) pobiera pieniądze z karty od razu, w jednym kroku. Preautoryzacja najpierw je tylko rezerwuje, a pobranie następuje później, osobną operacją, i może dotyczyć innej kwoty niż pierwotna blokada.
Dla sprzedawcy oznacza to elastyczność: zabezpiecza środki, zanim pozna ostateczny rachunek. Dla klienta oznacza to, że przez pewien czas część limitu karty jest niedostępna, mimo że nic jeszcze nie zapłacił. Dlatego przy preautoryzacji warto klienta uprzedzić o kwocie i o tym, że blokada zostanie zwolniona po zakończeniu usługi.
Na co uważać przy preautoryzacji
Nie każdy terminal i nie każda umowa obsługuje preautoryzację. To funkcja, którą operator musi udostępnić, częstsza w ofertach dla hoteli i wypożyczalni niż w podstawowym pakiecie dla drobnego handlu. Jeśli jej potrzebujesz, potwierdź dostępność przed podpisaniem umowy.
Zwalniaj blokady, których nie rozliczasz. Jeśli usługa nie dochodzi do skutku, zwolnij blokadę ręcznie zamiast czekać na jej samoczynne wygaśnięcie. Zamrożone środki na karcie klienta to najczęstsze źródło reklamacji w hotelach i wypożyczalniach.
Pamiętaj, że blokada to nie przychód. Preautoryzowana kwota nie trafia na Twoje konto, dopóki jej nie rozliczysz. Rozliczenie i wypłata środków rządzą się tymi samymi zasadami co przy zwykłej płatności, w tym prowizją od transakcji.